El área de la gestión de proyectos es una de las más interesantes de la gerencia moderna. Si bien es una disciplina joven, ha venido afianzándose en las empresas pequeñas, medianas y grandes, con una solidez que pretende profundizarse y permanecer. Y es que, ante un escenario en el que los objetivos estaban dados, más no seguidos, optimizados y revisados con frecuencia, la gestión de proyectos es la herramienta que permite planificar, organizar y alcanzar resultados precisos. Las buenas prácticas para la gestión de proyectos pasan por asuntos como la planificación estratégica, la generación de un plan de trabajo y la construcción de un equipo que se mueva en una misma dirección. Herramientas como un potente software de gestión de proyectos también son vitales en el logro de las metas con la eficiencia a la que aspiras. Revisemos a continuación cuáles son esas prácticas que te ayudarán a que la gestión de proyectos dentro de tu empresa sea un verdadero éxito.
Tabla de contenidos
Las mejores 10 prácticas para una gestión de proyectos exitosa
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1. La comunicación
La primera de las prácticas que debes tener en consideración para que tu gestión de proyectos alcance los resultados que aspiras, es la comunicación. El adecuado vínculo y transmisión de la información entre las partes involucradas, será clave en que las diferentes fases del proyecto vayan avanzando. Debes mantener la interconexión entre los miembros del equipo, los gestores, los patrocinadores del proyecto, los clientes, los usuarios importantes y todos los involucrados. Ello permitirá que se trabaje en equipo y con la correcta alineación hacia los objetivos comunes.
2. Crea un equipo de respuesta
De acuerdo al tipo de proyecto que estés impulsando, son muchos los inconvenientes o amenazas que pueden presentarse en el camino. En este sentido, es importante que contemples en tu planificación, la organización de un equipo de respuesta ante amenazas, como primera línea de defensa cuando surjan problemas. Esta medida te permitirá accionar de manera rápida eficiente, atajando los problemas antes de que se generen consecuencias mayores.
3. Haz una reunión de inicio
El factor humano es determinante para que cualquier tipo de proyecto avance y llegue a un resultado satisfactorio. En este sentido, trabajar en la compenetración y el bienestar del equipo es una tarea para nada menor. Si estas a cargo de la gestión de un proyecto, una buena práctica fundamental es celebrar una reunión de inicio en la que invites a todo el equipo. Servirá para conocerse, hacer lazos y fomentar el espíritu de logro colectivo.
4. Un documento de inicio
Otra de las buenas prácticas de la gestión de proyectos que permite garantizar la organización, es realizar un documento en el que se detalle el trabajo a realizar. También es conveniente que pidas a las partes interesadas firmar este acuerdo.
5. El plan de trabajo
Y además del documento de inicio, el plan de trabajo es un aspecto clave. Deberás generar un plan a seguir, en el que se detallen etapas, fases, acciones y responsables. Si tienes la referencia de otros proyectos anteriores que hayan funcionado de manera exitosa, procura replicar el modelo.
6. Documenta
Un aspecto clave en el seguimiento de un proyecto es la documentación. Enfócate el documentar con detalle todo el proceso, los pasos seguidos, las etapas superadas, los cambios que se han generado en el camino y las dificultades.
7. Pide opiniones
El concepto de liderazgo que teníamos hace una o dos décadas se ha transformado por completo. En la actualidad no aplican los modelos autoritarios, sino los colaborativos, empáticos y en los que impere el diálogo. En este sentido, una de las mejores prácticas en la gestión de proyectos es pedir y escuchar las opiniones de tus colaboradores, siendo permeable a las sugerencias que ellos tengan para mejorar la operación.
8. Sé honesto en el manejo de los cambios
En ocasiones ocurre que, en la mitad del desarrollo de un proyecto, las partes interesadas intervienen solicitando cambios, agregados, nuevos proyectos o expectativas superiores. Como responsable, es importante que seas honesto en el manejo de los cambios, dejando en claro lo que puede o no alcanzarse, así como la forma en que puede afectar al presupuesto o los plazos del proyecto, tal como se concibió inicialmente.
9. Si cambia el objetivo, cambia el acuerdo
¿Recuerdas que te hablamos de un acuerdo, un documento inicial firmado por todas las partes? Pues ten presente que si a mitad del camino el objetivo principal se modifica, es importante que revisen, actualicen y firmen de nuevo el acuerdo que sustenta el proyecto.
10. Celebra una reunión de cierre
Y terminamos con este recorrido por las buenas prácticas en la gestión de proyectos, sugiriéndote que, una vez que se termine el trabajo y los objetivos sean alcanzados, realices una reunión de cierre, en la que que todo el equipo se encuentre. Esto te servirá para intercambiar opiniones, revisar aciertos y fallas, asumir las lecciones aprendidas e incorporarlas para una próxima experiencia.
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