En la actualidad, el entorno empresarial está compuesto por múltiples actividades que incluyen el trabajo colaborativo y la interacción de personal. Dentro de las actividades más comunes, las reuniones se llevan todo el protagonismo. En muy pocas ocasiones las empresas no las llevan a cabo, aunque no siempre estas alcanzan los niveles de productividad esperados. Pero ¿por qué sucede esto? La respuesta es sencilla: las reuniones se convierten en sinónimo de pérdida de tiempo. Los largos periodos de tiempo que abarcan, la falta de organización y el mal planteamiento de los objetivos a cumplir con ellas hacen que quienes la atienden se desconcentren fácilmente, no presten atención y mucho menos, entiendan la necesidad de dicha acción.
Estas razones son las que hacen que sea indispensable implementar estrategias que logren reuniones más prácticas y necesarias. En este artículo te hablaremos sobre las 9 estrategias principales, estrategias que toda empresa debería practicar. ¡Vamos a conocerlas!
Tabla de contenidos
¡Di sí a las reuniones prácticas! Implementa ya estas buenas estrategias
2. Pon un límite al tiempo. Las reuniones no tienen que ser eternas
3. Así como en una exposición o un concierto, la atención es la clave
5. Identifica los puntos a debatir y los elementos de acción de tu reunión, ¡mantente en ellos!
6. Las soluciones creativas no llegan por si solas, ¡incentívalas!
¡Di sí a las reuniones prácticas! Implementa ya estas buenas estrategias
1. No. No en todo momento todos son necesarios
Muchas empresas cometen el gran error de pensar que en todas las reuniones debe hacerse presente todo el equipo. La verdad es que no puede ser así. Si lo objetivos empresariales son claros, las metas también lo son, y así las personas necesarias para cumplir cada una de ellas. Por eso, siempre es recomendable que las reuniones respondan a metas específicas y, por tanto, sean conformadas por las personas vinculadas a dicha meta. De esta manera, los involucrados podrán aportar ideas de valor y los niveles de productividad aumentarán.
2. Pon un límite al tiempo. Las reuniones no tienen que ser eternas
Si lo que se quiere es una reunión práctica y productiva lo mejor que se puede hacer es limitar el tiempo dedicado a ella y respetarlo de manera estricta. Las reuniones largas tienden a volverse monótonas, por lo que, con el tiempo, pierden el interés de la audiencia. Es por ello por lo que si destinas una hora a una reunión, asegúrate de tratar los temas más relevantes en la primera media hora, y dedicar el tiempo restante a planear y ejecutar.
3. Así como en una exposición o un concierto, la atención es la clave
Así los temas a tratar sean complejos, estos no tienen que ser aburridos. Para lograrlo, asegúrate de iniciar la reunión con un elemento atractivo para los participantes. Este puede ser una frase enganchadora, un chiste, una anécdota o una estadística que, por si misma, aumente la motivación de conocer más sobre ella.
4. Asegura que el objetivo de la reunión esté siempre claro
Para buscar información de valor es necesario que cada uno de los asistentes tenga claro el motivo de la reunión. Por ello se hace indispensable que, antes de tratar cualquier tema, se presente un resumen de los contenidos a tratar y la estructura a través de la cual se desarrollará la reunión.
5. Identifica los puntos a debatir y los elementos de acción de tu reunión, ¡mantente en ellos!
Si ya has dejado el objetivo claro, comenta a los asistentes los puntos específicos que se debatirán y las acciones pertinentes. Es indispensable que te ciñas a ellos a lo largo de toda la reunión, así mantendrás el hilo y podrás encontrar soluciones acertadas. Al final, deja un espacio para temas anexos, si se requiere.
6. Las soluciones creativas no llegan por si solas, ¡incentívalas!
Una buena reunión siempre va acompañada de recursos virtuales atractivos y didácticos. Por ello te invitamos a implementar dispositivas, dibujos, mapas conceptuales, videos y audios. Nadie se desconcentrará y, por el contrario, aparecerán ideas y soluciones creativas.
7. ¡Nada de dispositivos!
En la mayoría de ocasiones estos solo son usados como un medio de distracción y de desconexión con la reunión y de aquellos que la lideran. Incentiva a que los participantes tomen nota o designa a un encargado de ello. Al final de la reunión tendrás uno o varios resúmenes de lo logrado y todos habrán tenido la oportunidad de prestar atención y de participar.
8. Tareas = Responsables
En las reuniones se asignan tareas a cumplir, ¿no es verdad? Si quieres mejores resultados e información más organizada, no dudes en asignar una persona responsable para cada tarea. Ella será la encargada de llevar el registro correspondiente y a la empresa le resultará más fácil hacer seguimiento al cumplimiento de esta.
9. ¿Cómo se llevará lo acordado a cabo?
Para finalizar la reunión, crea un acta o registro de lo acordado. En ella se incluirán los responsables por tarea, los objetivos a cumplir y los plazos de los mismos. Permite que esta acta sea de fácil acceso, de esta forma todos en la empresa podrán aportar a su cumplimiento. Infografía ofrecida por Wrike – Gestionador De Proyectos
Con las estrategias anteriores, se niega la entrada a la improductividad. Ponlas en práctica y empieza a disfrutar de reuniones prácticas, útiles y necesarias.
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